- Sebagai langkah awal, Tim Manajemen BOS Kabupaten/Kota melakukan kontrol/verifikasi terhadap data jumlah peserta didik tiap sekolah yang ada di Dapodik berdasarkan data yang ada. Apabila terdapat perbedaan, maka Tim Manajemen BOS Kabupaten/Kota harus mengonfirmasi perbedaan tersebut kepada sekolah, agar data yang ada pada Dapodik sesuai dengan data riil yang ada di sekolah.
- Pada setiap awal tahun pelajaran baru, Tim Manajemen BOS Kabupaten/Kota bersama Tim Manajemen BOS Provinsi dan Tim Manajemen BOS Pusat melakukan rekonsiliasi dan verifikasi data jumlah peserta didik tiap sekolah yang ada pada Dapodik sebagai persiapan pengambilan data untuk penetapan alokasi BOS tahun anggaran mendatang.
- Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melakukan pengambilan data jumlah peserta didik pada Dapodik untuk membuat usulan alokasi dana BOS tiap Provinsi yang akan dikirim ke Kementerian Keuangan.
- Alokasi BOS tiap provinsi tersebut dihitung sebagai hasil rekapitulasi dari data jumlah peserta didik di tiap sekolah yang ada di Dapodik pada tahun pelajaran yang sedang berjalan ditambah dengan perkiraan pertambahan jumlah peserta didik tahun pelajaran baru.
- Untuk penetapan alokasi BOS di tiap sekolah, Kemdikbud mendasarkan perhitungan pada data jumlah peserta didik di tiap sekolah yang ada pada Dapodik. Oleh karena itu, sekolah yang tidak mengisi Dapodik (tidak tercantum dalam data base sistem Dapodik) secara otomatis tidak mendapat alokasi dana BOS.
- Untuk menghindari kejadian tersebut, sekolah yang belum terdaftar dalam Dapodik harus segera berkoordinasi dengan Tim Manajemen BOS Kabupaten/Kota, Tim Dapodik Kabupaten/Kota dan Tim Dapodik Pusat.
- Alokasi dana BOS tiap sekolah untuk periode Januari-Juni 2015 didasarkan jumlah peserta didik tahun pelajaran 2014-2015, sedangkan periode Juli-Desember 2015 didasarkan pada data tahun pelajaran 2015-2016.
- Alokasi dana BOS tiap sekolah untuk penyaluran dana BOS tiap triwulan didasarkan data Dapodik dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Triwulan 1 (Januari-Maret) didasarkan pada Dapodik tanggal 30 Nopember 2014;
b. Triwulan 2 (April-Juni) didasarkan pada Dapodik tanggal 15 Februari 2015;
c. Triwulan 3 (Juli-September) didasarkan pada Dapodik tanggal 15 Mei 2015;
d. Triwulan 4 (Oktober-Desember) didasarkan pada Dapodik tanggal 21 September 2015;
Ketentuan penetapan alokasi BOS tiap sekolah untuk penyaluran dana BOS tiap triwulan adalah sebagai berikut:
- Sekolah yang mendapatkan alokasi BOS adalah sekolah yang sudah tercantum dalam data base Dapodik saat pengambilan data sebelum penyaluran dana BOS di awal triwulan. Besar dana BOS sekolah sesuai dengan data jumlah peserta didik yang ada pada Dapodik saat pengambilan data (tergantung pula pada kebijakan alokasi yang berlaku terkait jumlah peserta didik di sekolah);
- Sekolah yang tidak tercantum dalam data base Dapodik tidak akan mendapatkan alokasi pada saat penyaluran dana BOS di awal triwulan;
- Tiap minggu ke-2 pada bulan ke-2 triwulan berjalan, Kemdikbud akan melakukan pengambilan data jumlah peserta didik di tiap sekolah dari Dapodik untuk kepentingan:
i. Menghitung kelebihan dana BOS yang diterima sekolah pada saat penyaluran yang dilakukan di awal triwulan. Kelebihan penyaluran ini akan dikompensasikan pada penyaluran dana BOS di triwulan berikutnya;ii. Menghitung kekurangan dana BOS yang diterima sekolah pada saat penyaluran yang dilakukan di awal triwulan. Kekurangan penyaluran ini akan ditambahkan melalui pencairan dana cadangan/buffer yang ada di Rekening Kas Umum Negara. Kekurangan yang dapat dibayarkan termasuk sekolah yang pada penyaluran di awal triwulan tidak mendapatkan alokasi karena belum tercantum dalam data base Dapodik. Untuk kasus ini, dana BOS yang bisa dibayarkan adalah alokasi triwulan berjalan. Sedangkan dana BOS yang tidak dibayarkan karena sekolah tidak terdata pada Dapodik di triwulan sebelumnya, tidak dapat dibayarkan pada triwulan berjalan;iii. Sebagai dasar penetapan alokasi BOS di tiap sekolah untuk penyaluran dana BOS triwulan berikutnya;iv. Khusus untuk triwulan 3, pengambilan data pada pertengahan triwulan diundur menjadi minggu ke-3 bulan ke-3. Hal ini terpaksa dilakukan karena harus menunggu selesainya proses update data jumlah peserta didik tahun pelajaran baru pada Dapodik yang dilakukan oleh sekolah. Oleh karena itu, perhitungan lebih/kurang penyaluran dana BOS triwulan 3 digabungkan pada saat perhitungan lebih kurang penyaluran dana BOS triwulan 4.
